El acrónimo ERP (Enterprise Resource Planning) significa Planeamiento de Recursos Empresariales y se refiere a sistemas informáticos que centralizan la gestión de una (o varias empresas) aportando mejoras en la eficiencia de los procesos de negocio, abaratando costes y detectando en tiempo real la situación de una empresa.

Desde el punto de vista funcional ERP son sistemas diseñados para procesar las transacciones de una organización que facilitan la planificación, producción y respuesta al cliente de forma integrada y a tiempo real. Desde el punto de vista técnico ERP es una base de datos, una aplicación y una interfaz unificada para todas las áreas de la organización.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

El desarrollo de la gestión de las relaciones con los clientes ha originado un nuevo término en márketing. CRM (Customer Relationship Management) se utiliza para incluir un conjunto de métodos, software y normalmente tecnologías de Internet que facilitan la gestión sistemática y organizada de las relaciones con los clientes de su empresa.

Con la ayuda de sistemas CRM llegará a una relación personalizada con sus diferentes clientes y proveedores. Hoy día no sólo se trata de vender a un número mayor de personas si no de conseguir fidelizar (y generar nuevo negocio) con sus clientes actuales y lograr una mayor rentabilidad.

Podrá gestionar también su fuerza comercial y gestionar campañas de marketing personalizadas por sectores, áreas geográficas o cualesquiera parámetros de su interés u ofrecer un servicio técnico de calidad a sus clientes.

Se llama Gestión de procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración de los procesos del negocio.

A través del modelado de las actividades y procesos puede lograrse un mejor entendimiento del negocio y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos.

La administración de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente, y la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias en los mismos, y actuar sobre las mismas para optimizarlos.

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento (control de versiones, firma digital, digitalización, auditorías de acceso, etc).

ByG Soluciones es especialista en la implantación de sistemas de Gestión documental bien mediante desarrollos a medida, empleando herramientas de Ahora Soluciones, aplicando nuestra plataforma propia de Gestión Documental Hermes o empleando herramientas estándar del mercado.